No cenário atual, em que a tecnologia tem transformado profundamente a área contábil e fiscal, as obrigações acessórias se tornaram cada vez mais complexas e essenciais. O cumprimento correto dessas obrigações evita problemas sérios com a Receita Federal do Brasil (RFB), como multas, penalidades e até restrições no acesso a financiamentos. Vamos tratar nesse artigo sobre os principais cuidados no envio das obrigações acessórias.
O que são as Obrigações Acessórias?
As obrigações acessórias são declarações que as empresas precisam enviar periodicamente ao governo. Elas incluem informações sobre receitas, despesas, impostos apurados, e até dados trabalhistas. E também podem ser mensais, trimestrais ou anuais, e sua correta execução é fundamental para manter a regularidade fiscal da empresa.
Exemplos comuns de obrigações acessórias incluem:
- Nota Fiscal Eletrônica (Nf-e): Obrigatória em qualquer transação de mercadoria ou prestação de serviços.
- EFD-ICMS/IPI: Escrituração digital que envolve ICMS e IPI.
- EFD-Contribuições: Escrituração mensal de PIS/Pasep e Cofins.
- DCTF: Declaração de débitos e créditos tributários federais.
- Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Contábil Fiscal (ECF): Transmissão dos livros contábeis e declarações sobre o IRPJ e CSLL
Cuidados no Envio das Obrigações Acessórias
Para evitar erros que possam resultar em autuações e sanções, é essencial implementar um processo cuidadoso de validação de dados antes do envio das obrigações acessórias.
Aqui estão alguns cuidados fundamentais:
- Atualização constante dos cadastros: Certifique-se de que os dados de produtos e participantes estejam corretos, como NCM, unidade de medida e informações de clientes e fornecedores.
- Atenção às regras tributárias: Cada operação de compra ou venda pode ter implicações fiscais diferentes, e ignorar esses detalhes pode resultar em tributos incorretos ou duplicados.
- Validação de XMLs: A importação dos XMLs das notas fiscais deve ser verificada cuidadosamente, com atenção para quantidades, valores e outros dados essenciais.
- Conciliação contábil e fiscal: A conciliação entre obrigações acessórias é crucial. Ou seja, garantir que as informações sejam consistentes entre diferentes obrigações evita divergências que podem chamar a atenção do fisco.
- Checagem da base de cálculo: Validar se a base de cálculo está correta para cada tributo é essencial. Fretes, descontos e ICMS-ST devem ser considerados adequadamente.
Penalidades por Falhas
Falhas na entrega ou no preenchimento das obrigações acessórias podem resultar em multas severas. Como exemplo, para algumas declarações, como a EFD-Contribuições, a multa por atraso pode ser de 0,02% por dia de atraso, com um limite de 1% sobre a receita bruta.
Além disso, erros ou fraudes na escrituração podem ser considerados crimes tributários, resultando não só em multas, mas também em processos criminais.
Benefícios do Cumprimento Correto
Além disso, cumprir corretamente as obrigações acessórias traz diversas vantagens para a empresa:
- Redução de multas e penalidades.
- Agilidade na apreciação de pedidos de ressarcimento.
- Maior segurança nas tomadas de decisão.
- Facilidade para obtenção de crédito em instituições financeiras.
Por isso, manter-se em conformidade é essencial para a sustentabilidade financeira da empresa, e contar com uma assessoria fiscal competente pode ser o diferencial para garantir esse alinhamento.
Entre em contato com nossa equipe para garantir que sua empresa esteja sempre em dia com as obrigações ficais tenha os principais cuidados no envio das obrigações acessórias!
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